增添“内部往来转账凭证”,应由公司财会部门设计并印制,内容主要应包括收方公司名称、付方公司名称、转账日期、内容摘要、金额(大、小写)、经办人员签章等。“内部往来转账凭证”应分为两联(收方联、付方联)和三联(收方联、付方联、总公司)两种。两联适用于各分公司与公司之间的内部转账,三联的适用于各分公司之间的内部转账。两联的“内部往来转账凭证”一般由应收款方公司填制,并加盖财务专用章,然后连同相关的发票或收据,交由应付款方公司确认并加盖财务专用章后,各以一联记账。三联的“内部往来转账凭证”还应送公司经审核并盖章后,三方各以一联记账。
这样既能保证内部往来款项内容与金额的一致,又能做到各方记账依据的统一,保证各方往来款账目相符。同时还做到了总公司与各分公司的“内部往来”余额一致,其关键是要保证每笔对应的“内部往来”账目金额统一并同时人账。即使因工作不慎造成对应的往来款余额不符,其差异数的核对查找也相对容易。