永州恒企会计：对记账规范的三个方面

来源：永州恒企会计培训学校时间：2016/2/29 11:00:27

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对记账的规范主要有三个方面：

一是不可逆的记账功能。这里的记账，强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理无关。也就是说，凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。不可逆的记账功能，就是说已记账凭证发生的后果不可撤销。当然，用红字凭证更正记账错误，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里所说的逆向操作。

之所以强调记账后果而非过程，是因为会计软件不是手工过程的模拟。信息系统中，会计账簿和报表可能只是一个逻辑概念，没有对应的物理文件，而是根据查询和输出需要即时生成。相应地，会计软件的记账在后台处理中也不一定是即刻在相关账簿中增加一行记录、改变科目的发生额和余额，而是对记账凭证数据做一个记账标记。所以，强调记账后果，意味着记账标记就不得通过任何操作予以取消，在输出账簿和报表时，有记账标记的记账凭证必须参与账簿和报表的生成过程，而没有标记的凭证不得参与这一过程。供应商也不能以记账尚未改变账簿数据为由辩称对记账标记的取消不是记账的逆向操作。

二是对记账顺序的保护，包括两方面：对已记账凭证的连续编号;对已记账凭证删除和插入的禁止。两者相结合才能保证记账原始顺序不被篡改。

三是对记账内容的保护，禁止对已记账凭证关键信息的修改。关键信息指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期，例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人也包括经手记账凭证的所有人员，例如出纳、会计、审核人等。

会计软件不得提供对已记账凭证关键信息的修改功能，同时也意味着对尚未记账凭证的修改和已记账凭证其他信息的修改不受限制。这是工作规范适应信息化特点，从提高工作效率实际需求出发而做出的突破。例如，会计分录摘要经常因会计人员信息掌握不充分而出现不准确，需要在记账后修改的情况。如果不允许直接修改而采取红字冲销重新编制凭证的方法，则过于繁琐也无必要。因为在科目和金额都不可修改的情况下，对摘要的修改也就受到限制，不可能修改为完全不相关的业务内容，而且这种修改也不对核算结果形成影响。此外，操作日志也能够反映摘要的修改过程。因此，限制关键信息的修改，放开其他信息的修改，实现了信息化条件下会计核算可靠性要求与效率性要求的平衡。