如何做好会计电算化会计档案管理工作

来源：南宁恒企会计培训学校时间：2022/4/13 10:49:11

一、会计电算化会计档案的特点：

1、电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案，而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。

2、电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

3、会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张，更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。

4、会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

5、电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级，新软件对原会计档案的兼容应于考虑，即会计电算化档案更需要科学地管理。

二、如何做好电算化会计档案管理工作

根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。

1、做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账，并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来，存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2、做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份，并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号，并贴上写保护字样，存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案，要定期进行检查，定期进行复制，如每半年复制一次，且最好复制双份存放在不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

3、做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级，但这会受软件功能设计的限制，不能保证完全成功。

三、电算化会计档案的整理与再利用

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，需要单位内各分支、各相关人员相互协调共同完成。实行会计电算化之后，我们还应对档案管理的安全性、稳定性做一定的工作，如通过用户识别控制操作日志管理、存取、权限限制等方式加强安全保密措施，同时做好计算机病毒的防范、建立好档案专人管理接触制度等。