1、设计会计凭证应如实地反映经济业务的真实情况
原始凭证是对经济业务的写实,记账凭证是对经济业务的科学分类,因此会计凭证的设计应做到:
①能全面反映经济活动的真实情况,例如,经济活动的发生时间、内容、责任等情况;
②凭证要素齐全,凭证要素是指会计凭证中必须具备的项目和内容,例如,对外原始凭证中应设计凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、业务内容、数量、单价、计量单位、金额大写与小写、填制人签章等内容,而缺少某一要素就显得不完整;
③中心内容或主要内容应排列在凭证的重要位置;
④对记账凭证而言,科目对应关系要清楚,不仅要有总账科目的位置,还要有明细科目的位置;
⑤颜色鲜明、易于区分不同用途的联次,如收款收据一般为三联,第一联给交款人,第二联记账,第三联为存根,各联颜色应有明显区别并标明各联联次。
2、设计会计凭证应满足内部控制制度的要求
会计凭证是实行内部控制的重要手段之一。在设计会计凭证时,要注意考虑健全内部控制制度的需要,采取相应的方式,如凭证存根、连续编号和复写多联等方式。此外,在设计凭证时还应考虑凭证的流转顺序、签字审核顺序,以便凭证流转的每道环节相互控制和相互制约。
3、设计会计凭证应简明实用
会计凭证的用途广泛,内容复杂,在设计凭证时,应当在保证需要的前提下,力求简化,切合实际,凭证上的文字也应当通俗易懂,有利于基层人员和非专业人员的参与管理。在这里还应指出,一些可有可无的内容应当删去,不要包罗万象,应注意会计凭证的实用性、可行性。